• Admissão do trabalhador
• DCN

Para cadastrar um novo trabalhador vindo de outra contabilidade: no Pessoal cadastre o trabalhador com a mesma matrícula que está no eSocial; não precisa enviar o trabalhador (S-2200 / S-2300) para o eSocial.

2 - Registro de empregados

O registro de empregados pode ser feito com livro, fichas ou sistema eletrônico (CLT art 41 a 48), onde o sistema eletrônico é o eSocial (Portaria SEPRT 1195 de 30/10/2019 art 1 e 4).

• Para adotar o registro eletrônico (eSocial) e não precisar mais usar o livro ou as fichas, o empregador precisa habilitar o campo "Optante pelo registro eletrônico de empregados" (indOptRegEletron) no evento S-1000 do eSocial. Para checar se o campo está habilitado, acesse o eSocial e clique em Empregador / Contribuinte - Dados do Empregador / Contribuinte. A partir do Pessoal 6.32 (22/11/2019) este campo estará habilitado em todo envio de S-1000. Quem enviou S-1000 em versões anteriores do Pessoal, pode enviar uma alteração de S-1000 usando o Pessoal 6.32 ou superior, para atualizar o campo no eSocial.

eSocial cadastro - Sempre que houver alteração nos dados pessoais do trabalhador ou nos seus dependentes (salário família e IRRF), deve-se enviar uma alteração do cadastro para o eSocial (S-2205).

eSocial contrato - Sempre que houver alteração no contrato do trabalhador, deve-se enviar uma alteração do contrato para o eSocial (S-2206 empregado ou S-2306 sem vínculo). Pode ser alteração de salário, cargo, transformação de contrato com prazo determinado (experiência) em indeterminado e outras alterações. O salário base é usado nas categorias de empregados (todos) e sem vínculo (721, 722, 771 e 906). Os demais trabalhadores (avulsos, sócios, autônomos e outros) não usam salário base no eSocial.

3 - Dados pessoais do trabalhador

Contato - O endereço é obrigatório. Telefone e e-mail são opcionais.

CPF - É obrigatório para todos os trabalhadores.

PIS - É o mesmo que NIS, PASEP ou NIT. Não é usado no eSocial. É usado na GPS doméstico, SEFIP, GRRF, seguro desemprego (opcional), CAGED e RAIS. Para admissão de 01/03/2024 em diante, o PIS não é mais necessário pois as obrigações que o exigiam foram desativadas.

Carteira de trabalho - A CTPS é tratada na CLT art 13 a 40. Não é usada no eSocial. É usada no DCN, quadro de horário (CLT art 74), SEFIP, GRRF, seguro desemprego, CAGED e RAIS.

A Lei 13874/2019 art 15 estabeleceu a CTPS digital, que é identificada somente pelo CPF (não há número, série e UF) e é equivalente à CTPS física (Portaria SEPRT 1065/2019). A CTPS digital deve ser preenchida da seguinte forma (Conectividade Social Mensagem Institucional NSU 2019254 04/10/2019):

• Número: 7 primeiros dígitos do CPF.
• Série: 4 dígitos restantes do CPF.
• UF: residência do trabalhador ou endereço do empregador.
• Data de emissão: data de geração do DCN.

CLT art 29 § 7 - Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.

Portaria SEPRT 1195 de 30/10/2019 art 1 - As anotações na CTPS digital e o registro eletrônico de empregados serão realizados por meio do eSocial.

Identidade - Pode ser RG, RNE (estrangeiro) ou órgão de classe. É usada no DCN impresso. A CIN (Carteira de Identidade Nacional) foi estabelecida em 01/03/2022 (Decreto 10977/2022) e usa apenas o CPF como identificador. O RG (Registro Geral) emitido pelos estados tem validade até 28/02/2032 (art 25), embora alguns órgãos (como cartórios) costumam recusar documentos emitidos com mais de 10 anos ou com fotos antigas.

Data nascimento - É obrigatória.

• O trabalhador com menos de 14 anos precisa de alvará judicial (layout eSocial).
• O trabalhador com 14 ou 15 anos só pode ser aprendiz (CLT art 403); caso contrário precisa de alvará judicial (layout eSocial).
• O trabalhador com menos de 18 anos não pode trabalhar no período noturno, nem em ambiente insalubre, perigoso ou prejudicial à sua moralidade (CLT art 404 e 405).

Nacionalidade - Para brasileiro o local de nascimento (município e UF) é usado no DCN. Para estrangeiro o local de nascimento (conforme o cadastro de municípios / países) e o tipo de imigrante são obrigatórios. A data de chegada é usada no DCN e RAIS.

Filiação - Pai e mãe são usados no DCN. A mãe é obrigatória no seguro desemprego.

Dados pessoais - Sexo, raça/cor, tipo de deficiência (se houver) e grau de instrução são obrigatórios.

Estado civil - É obrigatório (cônjuge é opcional). A união estável é reconhecida pela Constituição do Brasil art 226 § 3 e é regulada pela Lei 9278/1996, mas ela não é um estado civil, que é definido como solteiro, casado, divorciado, separado ou viúvo.

Dados bancários - A conta do trabalhador é usada na remessa de crédito bancário (impresso e eletrônico) e GRRF (opcional).

4 - Dependentes

São necessários para o cálculo do salário família, IRRF e pensão alimentícia. São enviados para o eSocial, onde:

• Os dependentes SF (cadastro completo) são enviados no cadastro do trabalhador (S-2200, S-2300) e alteração de cadastro (S-2205).
• Os dependentes IR (cadastro completo) são enviados no cadastro do trabalhador (S-2200, S-2300) e alteração de cadastro (S-2205); e na folha mensal (S-1210) com CPF e valor.
• Os dependentes IR (cadastro completo, CPF e valor) do trabalhador sem cadastro são enviados só na folha mensal (S-1210).
• Os dependentes pensão (cadastro completo, CPF e valor) são enviados só na folha mensal (S-1210), se houver pensão na folha.

Os dependentes SF e IR são incluídos no eSocial conforme a data de nascimento e a competência (admissão / alteração / folha).

CPF - É obrigatório no eSocial, se for dependente do IRRF ou pensão alimentícia. É também usado na DIRF (pensão alimentícia).

Data início / certidão - Indica a data de início da dependência.

Data término - O término da dependência do salário família e IRRF pela idade é automático e a data só precisa ser preenchida em casos especiais (exemplo: data falecimento). O término da pensão alimentícia ocorre na data informada. Se não houver data de término prevista, deixe o campo em branco.

Certidão de nascimento - O registro civil das pessoas naturais tem a matrícula no formato (32 dígitos) "CCCCCC0155 AAAA T LLLLL FFF RRRRRRR DV", onde:

1. CCCCCC = Código nacional da serventia (cartório).
2. 01 = Código do acervo (01: acervo próprio; outros: acervos incorporados).
3. 55 = Tipo de serviço prestado (55: serviço de registro civil das pessoas naturais).
4. AAAA = Ano do registro.
5. T = Tipo do livro, sendo:
   
   1 = Livro A - nascimento.
   2 = Livro B - casamento.
   3 = Livro B Auxiliar - casamento religioso com efeito civil.
   4 = Livro C - óbito.
   5 = Livro C Auxiliar - natimorto.
   6 = Livro D - proclamas.
   7 = Livro E - demais atos relativos ao registro civil.
    
6. LLLLL = Número do livro.
7. FFF = Número da folha.
8. RRRRRRR = Número do termo (registro).
9. DV = Dígito verificador.

Para emitir certidões acesse o Registro Civil.

5 - Matrícula

É o número de registro do trabalhador no empregador, conforme o livro ou ficha de registro de empregados. É obrigatória para empregado (CLT ou estatutário). A partir do layout eSocial S-1.0 também é obrigatória para trabalhador sem vínculo (sócio e autônomo).

O primeiro empregado é matrícula 1, o próximo é matrícula 2 e assim por diante. No eSocial cada empregador deve ter todos os seus funcionários (da matriz e das filiais) com matrículas diferentes. O empregador com filiais deve usar um sequencial único ou iniciar cada estabelecimento (CNPJ ou CAEPF) com um número fixo seguido do sequencial, como:

• No estabelecimento 1 use as matrículas 1.1, 1.2, 1.3, etc.
• No estabelecimento 2 use as matrículas 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Após enviar o trabalhador para o eSocial, a sua matrícula não pode mais ser alterada, pois o eSocial não permite alteração de matrícula.

6 - Data de admissão

É a data de admissão do empregado ou a data de início do trabalhador sem vínculo. No Sefip só é obrigatória para empregado (CLT ou estatutário), sócio e diretor. No eSocial é obrigatória para todos os trabalhadores que precisam de cadastro.

Transferência - A data de admissão é a mesma data de admissão no vínculo anterior. A data da transferência (informada no campo específico) é o dia seguinte à saída no vínculo anterior.

7 - Data de opção FGTS

É a data em que o trabalhador optou pelo FGTS. Deve ser igual à data de admissão quando a admissão for maior ou igual a 05/10/1988 (empregado em geral) ou 01/10/2015 (doméstico). Para os trabalhadores sem FGTS a data de opção deve ficar em branco.

O FGTS (Lei 8036/1990) é de 2% para aprendiz (art 15 § 7), 2% para contrato verde e amarelo (MP 905/2019 art 7), e 8% para os demais empregados do regime CLT (art 15), avulso e diretor não empregado com FGTS (art 16).

8 - Categoria do trabalhador

O trabalhador do regime CLT (1xx) pode ter o empregador privado ou público.

A categoria 101 é usada no empregado CLT em geral.

O trabalhador rural por pequeno prazo (102) é regido pela Lei 11718/2008.

O aprendiz (103) (CLT art 428 e Lei 10097/2000) pode ter a contratação direta, quando é contratado pela própria empresa (neste caso sempre há uma entidade qualificadora, como Senai, Senac, etc.); ou pode ter a contratação indireta, quando é contratado por um estabelecimento de educação ou desporto (CLT art 430 II e III), que está a serviço de uma empresa que precisa cumprir a cota. A partir de 22/04/2024 o eSocial exige que o tipo de contrato do aprendiz seja com prazo determinado em dias (nota técnica S-1.2 1/2023).

O doméstico (104) é regido pela LC 150/2015.

O trabalho com prazo determinado (105) regido pela Lei 9601/1998 tem características específicas, não aplicando artigos da CLT. Para o prazo determinado comum (CLT) deve-se usar a categoria 101.

O trabalho temporário (106) é regido pela Lei 6019/1974.

O contrato verde e amarelo (107 e 108) foi instituído pela MP 905/2019 art 1 até 18, para trabalhadores de 18 a 29 anos (art 1), admissões de 01/01/2020 até 31/12/2022 (art 16), prazo determinado de até 24 meses (art 5), salário base mensal até 1,5 salário mínimo (art 3), antecipação mensal de 13º salário e férias (art 6), FGTS de 2% (art 7), isenção do INSS patronal e Terceiros (art 9) e outras características.

O trabalho intermitente (111) é regido pela CLT art 443 § 3 e 452-A.

O avulso (201 e 202) é aquele que presta serviços a diversas empresas, com intermediação obrigatória do sindicato da categoria ou, quando se tratar de atividade portuária, do órgão gestor de mão de obra.

O público (3xx) é vinculado a um empregador público.

O contribuinte individual (7xx) pode ser sócio, diretor, autônomo (CLT art 442-B), cooperado, MEI, ministro religioso e outros trabalhadores sem vínculo de emprego.

• Sócio (categoria 721, 722 e 723) do empregador MEI não é enviado para o eSocial (tabela 11).
• MEI (741) é usado pelo contratante de serviços específicos (alvenaria, pintura, eletricidade, hidráulica, carpintaria e reparo de veículos), onde não há desconto de INSS do trabalhador (é pago no SIMEI).

O bolsista (9xx) pode ser estagiário (Lei 11788/2008), pesquisador (Lei 8958/1994) ou outros. Não é vinculado a regime de previdência.

9 - Regime de trabalho

O empregado da iniciativa privada ou da administração pública indireta é regido pela CLT.
O empregado da administração pública direta pode ser regido pela CLT ou estatutário. A Lei 8112/1990 dispõe sobre os servidores públicos civis federais.
O trabalhador sem vínculo de emprego não tem regime de trabalho.

10 - Atividade

O trabalhador pode ser urbano ou rural. O trabalho rural é regulado pela CLT e pela Lei 5889/1973.

11 - Agente nocivo

Indica se o trabalhador tem direito a aposentadoria especial aos 15, 20 ou 25 anos de serviço, devido à exposição a agente nocivo.

O agente vai ativar o FAE (Financiamento da Aposentadoria Especial).

No eSocial o agente nocivo não faz parte do contrato de trabalho, assim não é preciso enviar alteração de cadastro (S-2205) ou contrato (S-2206). O grau de exposição a agente nocivo é usado na folha mensal (S-1200) e no desligamento (S-2299).

O agente nocivo (cada agente existente) deve ser informado nas condições ambientais do trabalho (S-2240).

12 - Transferência

A transferência ocorre quando o trabalhador muda para outro local de trabalho sem que tenha havido rescisão (sem ônus para o cedente).

A data da transferência só deve ser preenchida para trabalhador proveniente de transferência.

A data de admissão é a mesma data de admissão no vínculo anterior. A data da transferência é o dia seguinte à saída no vínculo anterior.

13 - Duração do contrato

Pode ser por prazo indeterminado ou determinado (CLT art 443).

O prazo determinado CLT tem uma diferença ao prever uma rescisão antecipada, que pode ser:

• Com cláusula de rescisão aplicam-se, caso seja exercido tal direito por qualquer das partes, os princípios que regem a rescisão dos contratos por prazo indeterminado (CLT art 481).
• Sem cláusula de rescisão a indenização pela rescisão antecipada é a metade da remuneração a que teria direito até o fim do contrato (CLT art 479 e 480).

Data do término - O prazo determinado CLT pode ter data de término (duração em dias) ou ser vinculado à ocorrência de um fato (sem data de término), como a execução de serviços especificados (obra, safra) ou a realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada (CLT art 443 § 1).

O prazo determinado CLT pode ser usado em serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo, atividades empresariais de caráter transitório ou experiência (CLT art 443 § 2).

O prazo determinado CLT tem a duração máxima de 90 dias (experiência) ou 2 anos (demais), conforme CLT art 445. Se for prorrogado mais de uma vez passará a vigorar sem determinação de prazo (CLT art 451).

Algumas categorias tem prazos máximos específicos, como: aprendiz (CLT art 428 § 3), temporário (Lei 6019/1974 art 10) e estagiário (Lei 11788/2008 art 11).

O prazo determinado da Lei 9601/1998 tem características específicas, não aplicando artigos da CLT.

14 - Setor

É o lugar administrativo (departamento), na estrutura organizacional do empregador, onde o trabalhador exerce as suas atividades

15 - Lotação tributária

É o estabelecimento onde o trabalhador está alocado. Pode ser o próprio empregador ou terceiros (tomador de serviço ou obra de construção civil).

• Empregador - Quando a lotação é o próprio empregador o preenchimento é opcional.
• Tomador de serviço - É quando o empregador cede seus trabalhadores para prestação de serviço em outro estabelecimento (tomador de serviço), como é comum nos serviços de limpeza e vigilância.
• Obra por empreitada - É quando a construtora cede seus trabalhadores para trabalhar em uma obra de terceiros.

16 - Sindicato

É o sindicato representativo da categoria do trabalhador (CLT art 511 a 610). Deve ser informado mesmo se o trabalhador não for filiado a sindicato.

17 - Cargo

É o cargo exercido pelo trabalhador. O código CBO fica informado no cadastro do cargo.

18 - Jornada de trabalho

A jornada de trabalho é tratada na CLT art 58 a 65. É obrigatória para empregado (sócio e autônomo não precisam de jornada).

Regime - O trabalhador pode ser:

• Submetido a horário de trabalho (CLT tít II cap II art 57 até 75), que pode ser fixo, 12 x 36 (CLT art 59-A) ou outras situações.
• Externo (CLT art 62 I).
• Gerente (CLT art 62 II).
• Teletrabalho (CLT art 62 III). O teletrabalho é detalhado na CLT art 75-A até 75-E.

Tempo - Pode ser parcial (CLT art 58-A - até 26 ou 30 horas semanais), integral (até 44 horas semanais) ou sem jornada especificada (intermitente).

Horário de trabalho - A soma da duração dos horários em cada dia da semana corresponde às horas semanais da jornada.

Intervalo (CLT art 71) - O intervalo intrajornada é obrigatório em qualquer trabalho contínuo cuja duração exceda 4 horas (intervalo de 15 minutos) ou 6 horas (intervalo de 1 a 2 horas).

Descanso (CLT art 66) - O intervalo interjornada (entre uma jornada de trabalho e outra) é de no mínimo 11 horas. O descanso é tratado na CLT art 66 a 72 (alterados pela MP 905/2019).

Trabalho noturno - É tratado na CLT art 73.

Quadro de horário de trabalho - Conforme a Lei 13874/2019 art 15 o empregador não precisa mais ter quadro de horário de trabalho (alteração da CLT art 74).

Nota - No dia 14/10/2026 o Senado aprovou a PEC (Proposta de Emenda à Constituição) que extingue a escala 6x1 e implementa a 5x2 (60 dias após a promulgação); e reduz a jornada semanal de 44 para 42 horas (60 dias após a promulgação) e para 40 horas (12 meses após a promulgação).

19 - Horas semanais

As horas semanais correspondem à soma da duração dos horários de trabalho em cada dia da semana.

Horas diárias - São as horas semanais divididas pelos dias por semana.

• Exemplo: 44 horas semanais / 6 dias por semana (DSR domingo) = 7,3333.

Horas semanais - Soma das horas de trabalho em cada dia da semana. Exemplo (Manual RAIS ano base 2014):

• 4 horas por dia em semana de 6 dias = 24
• 6 horas por dia em semana de 5 dias = 30
• 6 horas por dia em semana de 6 dias = 36
• 8 horas por dia em semana de 5 dias = 40
• 8 horas por dia em semana de 5 1/2 dias = 44

Horas mensais - São as horas semanais x 5 (30 dias / 6 dias por semana) - Manual doméstico eSocial 16/07/2018 pág 91.

• Exemplo: 44 horas semanais x 5 = 220 horas mensais.

CLT art 64 - Salário hora do mensalista = salário mensal / (30 x horas diárias).
CLT art 65 - Salário hora do diarista = salário diário / horas diárias.

20 - Salário

CLT art 58-A § 1 - O salário a ser pago aos empregados sob o regime de tempo parcial será proporcional à sua jornada, em relação aos empregados que cumprem, nas mesmas funções, tempo integral.

CLT art 459 § 1 - Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

Portaria MTP 4198/2022 (alterou Portaria MTP 671/2021 art 101-B) - Não constitui infração ao disposto na CLT art 459 § 1, o pagamento, no prazo para quitação do salário do mês subsequente, das seguintes verbas: I - parcelas variáveis (horas extraordinárias, comissões, gorjetas, produção, etc) da remuneração do empregado relativas ao trabalho realizado após o dia vinte de cada mês; e II - devoluções de descontos decorrentes de faltas, atrasos e de saídas antecipadas, quando justificados após o dia vinte de cada mês.

CLT art 464 - O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Parágrafo único - Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.

CLT art 465 - O pagamento dos salários será efetuado em dia útil e no local do trabalho, dentro do horário do serviço ou imediatamente após o encerramento deste, salvo quando efetuado por depósito em conta bancária, observado o disposto no artigo anterior.