No eSocial o cadastro do empregador é dividido em 3 partes: S-1000 matriz; S-1005 estabelecimento (matriz e filiais); S-1020 lotação (empregador, tomador ou obra).

• S-1000: CPF/CNPJ, porte, classe tributária, opção registro eletrônico (sim; campo só existe se validade inicial até 01/2026), opção produtor rural (FPAS), desoneração, PIS, tipo (construtora), cooperativa, certificado de isenção (se entidade beneficente) e EFR (se público).
• S-1005: CAEPF/CNPJ/CNO, CNAE, tipo CAEPF (natureza jurídica), RAT (se houver processo), FAP e desoneração (se construtora).
• S-1020: CPF/CNPJ/CNO, FPAS e terceiros.

Novo empregador - Quando o empregador ainda não tem o CPF ou CNPJ (8 primeiros números) cadastrado no eSocial. Envie S-1000, S-1005, S-1020 e as rubricas que o empregador utiliza (S-1010).

Novo estabelecimento - Quando o empregador já está cadastrado no eSocial mas vai cadastrar um novo estabelecimento, como uma nova fazenda (produtor rural) ou uma filial do CNPJ. Envie somente S-1005 para cadastrar o novo CAEPF (pessoa física) ou CNPJ completo (pessoa jurídica).

Novo empregador vindo de outra contabilidade - Quando o empregador já está cadastrado no eSocial, fazia a folha em outra contabilidade e mudou para uma nova contabilidade. Envie S-1020 e as rubricas S-1010, pois estes eventos usam códigos específicos em cada programa. Os demais eventos são vinculados a CNPJ, CAEPF, CPF e matrícula e assim não devem ser enviados novamente (daria erro de duplicidade).

• O trabalhador deve ter a matrícula idêntica à que já está no eSocial. Se você informar uma matrícula diferente, ao enviar a folha o eSocial vai responder que o trabalhador não está cadastrado.
• O processo (se houver) deve ter o identificador idêntico ao que já está no eSocial.

VALIDADE NO ESOCIAL

Os eventos do empregador possuem validade no eSocial.

• A validade inicial do empregador (S-1000, S-1005 e S-1020) e das rubricas (S-1010) é o mês da criação do CNPJ ou do CEI/CAEPF do empregador. Quando a data de início do empregador é menor que a data de início do eSocial, a validade inicial é o mês de início da obrigatoriedade no eSocial.
• A validade inicial é o mês da alteração para quem está alterando dados com validade específica (como uma mudança tributária que só vale de um determinado mês em diante).
• A validade final deve ficar em branco, exceto em situações especiais.
• A nova validade (usada na alteração de dados) é opcional. Ela só deve ser informada se for para alterar a validade anterior.

Alteração com mesma validade - Quando é para alterar desde o início. Envie uma alteração do evento sem a nova validade.

Inclusão com nova validade - Quando é para alterar de um mês em diante e manter as informações anteriores, como uma mudança de regime tributário de janeiro em diante. Envie uma inclusão do evento com a validade inicial no mês da alteração e sem a validade final. O evento anterior só valerá até o mês anterior (não é preciso enviar validade final no evento anterior). Neste caso ficarão dois eventos no eSocial, cada um com a sua validade.

REGISTRO DE EMPREGADOS

O registro de empregados pode ser feito com livro, fichas ou sistema eletrônico (CLT art 41 a 48), onde o sistema eletrônico é o eSocial (Portaria SEPRT 1195 de 30/10/2019 art 1 e 4).

• Para adotar o registro eletrônico (eSocial) e não precisar mais usar o livro ou as fichas, o empregador precisa habilitar o campo "Optante pelo registro eletrônico de empregados" (indOptRegEletron) no evento S-1000 do eSocial. Para checar se o campo está habilitado, acesse o eSocial e clique em Empregador / Contribuinte - Dados do Empregador / Contribuinte. A partir do Pessoal 6.32 (22/11/2019) este campo estará habilitado em todo envio de S-1000. Quem enviou S-1000 em versões anteriores do Pessoal, pode enviar uma alteração de S-1000 usando o Pessoal 6.32 ou superior, para atualizar o campo no eSocial.

2 - Documentos

CPF/CNPJ - É a inscrição da pessoa física ou jurídica na RFB.

CAEPF - É a inscrição do empregador pessoa física na RFB (IN RFB 1828/2018). O CAEPF é usado no eSocial; não é usado no Sefip. A alteração do tipo de contribuinte (exemplo: de segurado especial para produtor rural) pode ser feita pelo e-CAC - Processos Digitais.

CEI - É a inscrição do empregador pessoa física ou da obra de construção civil na RFB. O CEI é usado no Sefip; não é usado no eSocial.

CNO - É a inscrição da obra de construção civil na RFB (IN RFB 1845/2018).

O CEI/CNO possui 12 dígitos, onde o 11º é 0 (CEI contribuinte individual), 5 (CNO obra), 6 (CEI obra pessoa física), 7 (CEI obra pessoa jurídica) ou 8 (CEI produtor rural). Fonte: eSocial retorno 1111 e RFB.

Para usar o eSocial, o empregador deve converter o CEI em CAEPF ou CNO. O número do CNO permanecerá igual ao do CEI. A criação do CAEPF e do CNO (ou conversão do CEI) é feita no e-CAC (menu Cadastros) ou em uma unidade de atendimento da RFB, independente da jurisdição. Ao criar um novo CAEPF o CEI vinculado é criado automaticamente.

3 - Natureza jurídica

É a atividade de uma pessoa física ou a forma de constituição de uma pessoa jurídica.

PESSOA FÍSICA

A natureza jurídica da pessoa física deve ser compatível com o tipo de CAEPF informado no e-CAC. O produtor rural deve ter natureza jurídica 412-0. Se for 408-1, o eSocial retornará o erro "0753 - O tipo de CAEPF informado está diferente do valor encontrado no Sistema CAEPF".

Segurado especial - É um trabalhador rural que exerce, individualmente ou em regime de economia familiar, atividade de: a) produtor (agropecuária em até 4 módulos fiscais, seringueiro ou extrativista), b) pescador artesanal, c) cônjuge, companheiro ou filho, que trabalhe com o grupo. O segurado especial só pode ter empregados por prazo determinado e à razão de no máximo 120 pessoas por dia no ano civil (Lei 8212/1991 art 12 VII § 8).

PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PÚBLICO - Lei 10406/2002 art 41 e 42

União, estados, DF, territórios, municípios, autarquias e demais entidades de caráter público; estados estrangeiros e todas as pessoas que forem regidas pelo direito internacional público.

PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PRIVADO - Lei 10406/2002 art 44

Individual - O empresário (somente um) responde de forma ilimitada pelos débitos da empresa (Lei 10406/2002 art 966 a 980). Os patrimônios da empresa e do empresário se misturam. A formalização é feita no Portal do Empreendedor (se for MEI) ou Junta Comercial (demais).

EIRELI - O empresário (somente um) responde sobre o valor do capital social da empresa, cujo mínimo é de 100 vezes o salário mínimo vigente no ato da constituição (Lei 10406/2002 art 980-A). A formalização era feita na Junta Comercial. Todas as EIRELI foram transformadas automaticamente em LTDA (Lei 14195/2021 art 41), com data do evento de transformação 09/12/2022 e mudança feita na madrugada de 10/12/2022.

Sociedade - Os sócios (um ou mais) respondem sobre o valor do capital social da empresa (sem valor mínimo de capital social) ou pela ações que possui (S/A) (Lei 10406/2002 art 981 a 1141). A formalização é feita na Junta Comercial. Pode ser: 1) sociedade limitada (LTDA) com um ou mais sócios - Lei 10406/2002 art 1052 § 1; 2) sociedade por ações (S/A) - Lei 6404/76; 3) sociedade anônima do futebol (SAF) - Lei 14193/21.

Sem fins lucrativos - São as associações, fundações, organizações religiosas e partidos políticos (Lei 10406/2002 art 53 a 69).

Tabelas: Natureza jurídica 2016 | IBGE

4 - Porte

O porte da empresa pode ser ME, EPP ou demais. A LC 123/2006 art 1 e 2 garante tratamento diferenciado e favorecido a ME e EPP.

Para determinar o porte (ME ou EPP) considera-se o faturamento em cada ano-calendário (LC 123/2006 art 3), ou seja, de janeiro a dezembro.

• A ME que ultrapassar o limite em um ano passa para EPP no ano seguinte (§ 7).
• A EPP que não ultrapassar o limite em um ano passa para ME no ano seguinte (§ 8).
• A EPP que ultrapassar o limite no ano passa para "demais" no mês seguinte (§ 9) ou ano seguinte se não exceder 20% (§ 9A).

Havendo mudança de porte, a empresa deve solicitar o novo enquadramento na Redesim (Junta Comercial / RFB).

5 - PIS folha de salários

São contribuintes do PIS/Pasep incidente sobre a folha de salários as seguintes entidades (Lei 4524/2002 art 9; IN RFB 2121/2022 art 301):

1. Templos de qualquer culto.
2. Partidos políticos.
3. Instituições de educação e de assistência social que preencham as condições e requisitos do art. 12 da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997.
4. Instituições de caráter filantrópico, recreativo, cultural, científico e as associações que preencham as condições e requisitos do art. 15 da Lei nº 9.532, de 1997.
5. Sindicatos, federações e confederações.
6. Serviços sociais autônomos, criados ou autorizados por lei.
7. Conselhos de fiscalização de profissões regulamentadas.
8. Fundações de direito privado.
9. Condomínios de proprietários de imóveis residenciais ou comerciais.
10. Organização das Cooperativas Brasileiras (OCB) e as Organizações Estaduais de Cooperativas previstas no art. 105 e seu par. 1º da Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971.

Base de cálculo - A BC é a remuneração paga, devida ou creditada a empregados (Lei 4524/2002 art 50); ou a BC INSS (IN RFB 2121/2022 art 303).

Conforme a IN RFB 2121/2022 art 300 § 1 o fato gerador sobre o 13º salário ocorre no mês de dezembro ou no mês da rescisão.

Alíquota - A alíquota é de 1% (Lei 9715/1998 art 8; Lei 4524/2002 art 60; IN RFB 2121/2022 art 304).

Período de apuração - O período de apuração é mensal e o pagamento deve ser feito até o dia 25 do mês seguinte (IN RFB 2121/2022 art 300 § 2 e 305).

eSocial - Quem é contribuinte do PIS sobre a folha precisa habilitar o campo no Pessoal e no evento S-1000 do eSocial.

• No Pessoal veja o campo "PIS folha" no cadastro do empregador.
• No eSocial, clique em Empregador / Contribuinte - Dados do Empregador / Contribuinte e veja o campo "Indicador de tributação sobre a folha de pagamento - PIS e COFINS" (indTribFolhaPisCofins).

No eSocial o campo foi incluído no layout S-1.1 (obrigatório a partir de 20/03/2023). O Pessoal 6.62 foi gerado com o layout S-1.1 no dia 27/02/2023. Quem enviou S-1000 em versões anteriores do Pessoal, pode enviar uma alteração de S-1000 usando o Pessoal 6.62 ou superior, para atualizar o campo no eSocial.

6 - Sindicato

É o sindicato (patronal) representativo da categoria do empregador. Era usado na RAIS e no HomologNet, mas ambos já foram desativados.

7 - Data base

É o mês do reajuste salarial da categoria com maior número de trabalhadores. No eSocial a data base faz parte do contrato do empregado regido pela CLT. Desta forma, sempre que houver alteração na data base, deve-se enviar uma alteração do contrato de cada empregado (S-2206) para o eSocial.

8 - Datas início e término

Data início - É a data de abertura do CAEPF / CEI (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica).

Data baixa - Só deve ser preenchida quando o CAEPF / CEI (pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica) for encerrado.

Conforme o Manual de orientação do eSocial S-1.1, 02/2023, item 10.1, não há necessidade de ser informada ao eSocial a baixa do CNPJ. Mas se o declarante optar por prestar essa informação, deve primeiro encerrar todas as suas tabelas (S-1005, S-1020, S-1070 e S-1010) e depois encerrar S-1000. Encerrar significa enviar o evento com a ação "2 – alterar" e com a validade final preenchida.

9 - Certificado de isenção (Entidade Beneficente de Assistência Social)

O CEBAS é usado no cadastro do empregador (S-1000) no eSocial, mas só é obrigatório se o certificado existir, conforme a nota técnica eSocial 9/2018 (ajustes layout 2.4.02).

O CEBAS é usado no Sped ECF ano base 2025 em diante.

Veja SC Cosit 102/2021.

10 - Processo

Só deve ser informado se houver processo que se enquadre no eSocial, como processos para não pagamento de impostos, admissão / desligamento judicial e outros.

• Código - É um contador automático incrementado a cada novo cadastro.
• eSocial - Indica em qual evento do eSocial o processo será usado.
• Número - O tamanho depende do tipo de processo: administrativo (17 ou 21), judicial (20), benefício INSS (10) ou FAP (16).
• Tipo - O tipo 3 (benefício INSS) só é usado no afastamento temporário.
• Autoria - Só é obrigatória no processo judicial.
• Matéria - O processo com matéria 01 (tributária) ou 07 (FGTS ou contribuição social rescisória) deve ser cadastrado no eSocial (S-1070), antes de qualquer evento que use o processo. O processo com matéria 99 (outros assuntos) não é cadastrado em S-1070, ele só é usado no evento correspondente.
• Trabalhador - Só precisa ser preenchido para processo que envolve o trabalhador.
• Município / UF / vara (só processo judicial e matéria tributária) - São os dados da seção judiciária, considerando a vara da instância originária (vara de distribuição).
• Identificador (só matéria tributária) - É o código atribuído pelo empregador para o processo. O primeiro processo do empregador pode ser 1, depois 2 e assim por diante.
• Suspensão (só matéria tributária) - Tem valores válidos conforme o tipo de processo: administrativo (03, 14, 92), judicial (01, 02, 04, 05, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 90, 92) ou FAP (14).
• Depósito (só matéria tributária) - Indica se houve depósito do montante integral. Deve ser Sim (obrigatório para suspensão 02 ou 03) ou Não (obrigatório para suspensão 90).
• Data decisão (só matéria tributária) - É a data da decisão, sentença ou despacho administrativo.
• Terceiros (só matéria tributária) - Usado apenas no processo de terceiros, onde deve ser informado o código de terceiros que foi suspenso. Exemplo: para suspensão do salário educação, informe 0001.
• Extensão (só matéria tributária) - Usado apenas no processo de rubrica com INSS.

Exemplo 1 - Suspensão do salário educação (terceiros) do produtor rural pessoa física:

• Cadastre o processo com eSocial 210 (empregador terceiros / lotação), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), autoria 1 (empregador), matéria 01 (tributária), município / estado / vara (onde o processo foi feito), identificador 1, supensão 90 (judicial - decisão definitiva a favor do contribuinte), depósito 0 (não), data da decisão do processo e terceiros 0001 (salário educação 2,5%).
• No cadastro do empregador informe o código de terceiros 0002 (Incra 0,2%).
• No eSocial envie dois eventos, um de cada vez. Em ambos informe a validade no mês da decisão do processo. Primeiro envie o processo (S-1070), depois a lotação (S-1020).

Exemplo 2 - Admissão judicial:

• Cadastre o processo com eSocial 410 (admissão judicial), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), matéria 99 (outros) e o trabalhador.
• No cadastro do trabalhador informe o motivo da admissão 3 (judicial).
• No eSocial envie a admissão do trabalhador (S-2200 ou S-2300), onde o processo será incluído. Não é preciso enviar o processo (S-1070).

Exemplo 3 - Desligamento judicial:

• Cadastre o processo com eSocial 450 (desligamento judicial), número (20 dígitos), tipo 2 (judicial), matéria 99 (outros) e o trabalhador.
• No eSocial envie o desligamento do trabalhador (S-2299 ou S-2399), onde o processo será incluído. Não é preciso enviar o processo (S-1070).

eSocial - Cada processo é usado em um evento:

Processo Matéria Cadastro Usado em RAT 01 S-1070 S-1005 FAP 01 S-1070 S-1005 Aprendiz 99 não S-1005 Deficiente PCD (matriz) 99 não S-1005 Terceiros (matriz) 01 S-1070 S-1020 Rubrica (matriz) 01/07 S-1070 S-1010 Admissão judicial 99 não S-2200 e S-2300 Alvará menor 14/16 anos 99 não S-2200 e S-2206 Condições ambientais (agente 05.01.001) 99 não S-2240 Afastamento temporário 99 não S-2230 Desligamento judicial 99 não S-2299 e S-2399 Folha 01 S-1070 S-1200, S-2299 e S-2399