Para que serve - Enviar as informações dos trabalhadores (dados pessoais e contrato) para traçar um perfil do mercado formal de trabalho e identificar o trabalhador com direito ao abono PIS/PASEP.

A RAIS foi instituída pelo Decreto 76900/1975 e o envio de informações dos empregadores e trabalhadores foi instituído pela Lei 7998/1990 art 24.

O Manual dispõe sobre a RAIS ano base 2022 (última entregue).

Quem deve entregar - Os empregadores pessoa física (CEI/CAEPF) que tiveram empregados no ano base; todas as pessoas jurídicas (CNPJ), com ou sem empregados (manual item 2).

O empregador obrigado ao envio da folha mensal de todo o ano base, de janeiro a dezembro, para o eSocial não deve mais entregar a RAIS (a partir do ano base 2019). O envio das informações já estará cumprido ao enviar o eSocial (Portaria SEPRT 1127/2019 art 2).

Periodicidade - Anual.

Prazo - A RAIS ano base 2022 (última) foi entregue de 09/03 até 06/04/2023 (manual item 8).

Quem deve ser incluído - Empregados (exceto domésticos), avulsos, servidores públicos, dirigentes sindicais e diretores com FGTS (manual item 3). O manual item 4 indica os trabalhadores que não devem ser incluídos, como domésticos, autônomos, diretores sem FGTS, cooperados e estagiários.

O Pessoal faz a seleção automática dos empregadores e trabalhadores que devem ser incluídos.

Certificado digital - A transmissão com certificado digital é opcional para o arquivo com até 9 trabalhadores e obrigatória para o arquivo com 10 ou mais trabalhadores. O certificado usado pode ser do empregador ou responsável (manual item 13).

2 - Instalação do GDRais

1. Acesse www.rais.gov.br e instale o GDRais.

3 - Importação e transmissão

Importante - Não use o analisador do GDRais para entregar a declaração, pois ele não grava os dados no GDRais e não permite visualizar e imprimir a RAIS (o recomendável é usar a importação). Porém, antes da importação, use o analisador para verificar se o arquivo possui erros / avisos, pois o GDRais não sobrepõe o arquivo importado (seria preciso excluir a declaração para importar novamente).

ANÁLISE DO ARQUIVO
 
1. Grave o arquivo (chamado RAIS.DEC) no Pessoal.
2. Execute o GDRais.
3. Clique em Utilitários - Analisador de Arquivos Rais.
4. Clique em Localizar e selecione o arquivo RAIS.DEC (gerado pelo Pessoal).
5. Clique em Avançar.
6. Se houver erro, corrija no Pessoal e inicie a análise novamente.
7. Se não houver erro, cancele a análise e inicie a importação.
   
   IMPORTAÇÃO
    
8. Clique em Declaração - Importar - Ano Atual.
9. Clique em Localizar e selecione o arquivo RAIS.DEC (gerado pelo Pessoal).
10. Clique em Avançar.
11. Selecione os empregadores que você deseja importar e clique em Concluir.
12. Clique em Fechar.
    
    AJUSTES
    
    Se for preciso fazer algum ajuste use o menu Declaração - Abrir para editar a declaração (visualização ou alteração).
     
13. Se o empregador não exerceu atividade no ano base você deve informar esta condição.
14. Se o empregador possui CNPJ e CEI vinculado você deve informar o CEI (exemplo: empresa de construção civil com empregados em obras específicas).
15. Se o empregador recolheu contribuição a sindicatos você deve informar o valor e os dados sindicais (CNPJ).
16. Se o empregador participa do PAT você deve informar os vínculos e porcentagens do PAT.
17. Se o trabalhador tiver alvará judicial para trabalhar você deve informar esta condição.
18. Se o trabalhador tiver recebido banco de horas, dissídio coletivo ou gratificações na rescisão você deve informar o valor e o quantitativo de meses.
    
    TRANSMISSÃO
     
19. Clique em Declaração - Gravar.
20. Clique em Avançar.
21. Selecione os empregadores e clique em Avançar.
22. Preencha os dados do responsável e clique em Avançar.
23. Habilite a opção "Li e me responsabilizo pelas informações prestadas", informe a data da geração do arquivo e clique em Avançar.
24. Clique em Transmitir.
25. Clique na primeira linha com o nome do primeiro empregador (mostra o total de empregadores e trabalhadores).
26. Clique em Transmitir.
27. Clique em OK.
28. Clique em Obter Protocolo de Transmissão.
29. Clique em Imprimir para visualizar o protocolo.
30. Imprima o protocolo.
31. Clique em Sair.
32. O protocolo também pode ser impresso através do menu Declaração - Imprimir - Protocolo de Transmissão.
    
    IMPRESSÃO DA DECLARAÇÃO
     
33. Clique em Declaração - Imprimir - Declaração.
34. Clique em Avançar - Avançar.
35. Selecione os empregadores e clique em Visualizar.
36. Imprima a declaração.
    
    IMPRESSÃO DO RECIBO DE ENTREGA
     
37. Acesse www.rais.gov.br.
38. Clique em Declaração já entregue.
39. Clique em Impressão do recibo de entrega.
40. Informe o ano-base, o Crea (veja no protocolo de transmissão) e o CNPJ/CEI do empregador.
41. Clique em Imprimir.
42. Clique em Imprimir ou Gerar PDF.

• PIS / NIT - Os números de PIS que iniciam entre 109 e 119 correspondem à NIT (trabalhador autônomo) e não são aceitos no GDRais. Segundo os atendentes da RAIS é necessário procurar a Caixa Econômica Federal para providenciar a conversão.